Software su misura: prezzo fisso o a ore? Come scegliere

Per un software su misura il prezzo fisso conviene quando sai esattamente cosa vuoi e puoi scriverlo, con criteri chiari per dire "questo è finito"; il pagamento a ore conviene quando il progetto è da scoprire strada facendo o continuerà a cambiare dopo il rilascio. Se hai una parte chiara e una no, la scelta più solida è spesso un modello ibrido: le fasi definite a corpo, il resto a ore con un tetto. In ogni caso il modello di contratto non elimina il rischio, decide soltanto chi lo porta e su cosa.

Se hai davanti due preventivi, uno a corpo e uno a tempo e materiali, probabilmente ti stai chiedendo quale dei due ti protegga di più. Alla fine di questa guida avrai un criterio per scegliere il modello adatto al tuo progetto, le clausole da chiedere per ciascuno e i segnali che ti dicono quando un contratto ti espone più di quanto sembri.

Cosa serve prima di iniziare

• I preventivi che hai ricevuto, completi di allegati: le condizioni su varianti e ore extra stanno spesso lontano dalla pagina del totale.
• La descrizione del progetto che hai mandato tu, capitolato o email: serve a capire quanto del perimetro è davvero deciso.
• Una lista onesta di cosa non sai ancora: processi da ridisegnare, integrazioni di cui non conosci gli accessi, decisioni che dipendono da altri.
• Il budget massimo che l'azienda può spendere e la data entro cui il software deve essere in uso.
• Il nome di chi in azienda approverà le modifiche: con le ore, questa persona decide quanto spendi.

Se il tuo dubbio riguarda come leggere le singole voci di un preventivo, parti da lì: la guida su come leggere un preventivo di sviluppo software spiega l'ordine di lettura. Qui ci concentriamo su una sola decisione: che tipo di contratto firmare.

I tre modelli in una tabella

Prima di scegliere, guarda i tre modelli dal punto di vista del rischio: chi paga se il lavoro si rivela più grande del previsto?

La colonna del rischio è quella da leggere due volte. Con il prezzo fisso il fornitore si impegna solo su ciò che è scritto: tutto il resto torna a te come richiesta extra. Con le ore il totale è tuo, ma puoi cambiare direzione senza rinegoziare il contratto.

Come scegliere il modello, passo per passo

1. Separa ciò che sai da ciò che non sai. Prendi la descrizione del progetto e dividila in due colonne: funzioni che sai descrivere con un esempio concreto, e funzioni su cui hai solo un'idea. Alla fine avrai la base per decidere se il progetto è a corpo, a ore o diviso in due.
2. Prova a scrivere i criteri di accettazione. Per ogni funzione della prima colonna scrivi come verificherai che funziona: "inserisco un ordine con tre righe e lo vedo nel riepilogo del cliente". Se per una funzione non riesci, quella non è pronta per il prezzo fisso.
3. Conta le dipendenze esterne. Integrazioni con sistemi di cui non hai la documentazione, dati da migrare che nessuno ha mai pulito, approvazioni di altri reparti: ognuna è un punto in cui un prezzo fisso diventa una variante.
4. Guarda cosa succede dopo il rilascio. Se il software dovrà crescere con nuove richieste, la parte successiva al primo rilascio di solito si gestisce meglio a ore o con un monte ore.
5. Decidi quanto controllo vuoi avere. Le ore richiedono qualcuno che segua il progetto, legga i rendiconti e decida le priorità. Se in azienda nessuno ha tempo per farlo, un modello a corpo su un perimetro più piccolo ti protegge di più.
6. Proponi tu il modello, se nessuno dei preventivi ti convince. Puoi chiedere al fornitore di riformulare l'offerta: per esempio l'analisi a corpo, poi lo sviluppo a corpo sul perimetro uscito dall'analisi, poi le evolutive a ore.

Se vuoi un parere su come dividere il tuo progetto fra parte a corpo e parte a ore, puoi descriverci cosa devi costruire dalla pagina di sviluppo software su misura: ti diciamo come imposteremmo il preventivo nel tuo caso.

Quando conviene il prezzo fisso

Il prezzo fisso funziona quando il lavoro si può descrivere prima di farlo. Succede con un gestionale che replica un processo già stabile, con un'integrazione fra due sistemi documentati, con la seconda versione di uno strumento di cui conosci già i difetti.

La condizione è una sola: il perimetro deve essere scritto in modo che due persone diverse, leggendolo, immaginino lo stesso software. Per arrivarci serve un documento di requisiti: se non l'hai ancora scritto, la guida sul capitolato per software su misura, fra gli articoli correlati, è il passaggio precedente.

Attenzione a un effetto collaterale: con il prezzo fisso il fornitore ha interesse a chiudere esattamente ciò che è scritto. È corretto, ma significa che un'idea arrivata a metà progetto, anche piccola, diventa una variante con il suo preventivo.

Quando conviene pagare a ore

Le ore funzionano quando la cosa da costruire si chiarisce costruendola. Un prodotto nuovo di cui vuoi vedere una prima versione prima di decidere il resto, un processo interno che va ridisegnato mentre lo si digitalizza, un software già in uso che deve evolvere ogni mese.

Il vantaggio è la libertà di cambiare priorità senza rinegoziare. Il costo è che il totale non lo conosci in anticipo, e la responsabilità di fermarsi o proseguire diventa tua. Per questo un contratto a ore senza rendicontazione e senza tetto non è flessibilità: è un assegno in bianco.

I modelli ibridi

Fra il prezzo fisso puro e le ore pure ci sono tre forme intermedie, che si possono anche combinare.

Fasi a corpo ed evolutive a ore

Il primo rilascio, con un perimetro scritto, si paga a corpo; tutto ciò che arriva dopo, a ore. Si adatta bene a un software che resterà in uso a lungo. Nel contratto deve essere chiaro dove finisce la fase a corpo: di solito il collaudo firmato, non una data.

Monte ore prepagato

Compri in anticipo un pacchetto di ore e lo consumi per correzioni, piccole evolutive e assistenza. È utile quando le richieste sono frequenti e piccole, e quotarle una per una costerebbe più del lavoro stesso. Scrivi per quanto tempo le ore restano valide, cosa succede a quelle non usate e ogni quanto ricevi il saldo aggiornato.

Ore con tetto massimo

Il lavoro si paga a ore, ma oltre una soglia concordata il fornitore si ferma, ti avvisa e attende la tua conferma scritta prima di proseguire. Non è un prezzo fisso, perché il tetto si può superare se lo decidi tu; ma impedisce che il superamento arrivi come sorpresa in fattura.

Come si gestiscono le richieste di modifica

Ogni progetto ha richieste di modifica: il punto non è evitarle, è decidere prima come si trattano. Una procedura scritta di gestione delle varianti funziona così, qualunque sia il modello.

1. La richiesta si scrive. Una mail o un ticket con cosa cambia e perché, non una frase detta in riunione.
2. Il fornitore risponde con l'impatto. Quante ore o quale importo, e cosa si sposta nel calendario.
3. Tu approvi o rinunci, per iscritto. Solo dopo l'approvazione il lavoro parte.
4. La variante entra nel registro. Un elenco unico, aggiornato, che a fine progetto spiega ogni differenza fra il preventivo iniziale e il totale.

Con il prezzo fisso questa procedura protegge te da extra non concordati. Con le ore protegge il budget da piccole richieste che, sommate, cambiano il progetto.

Cosa scrivere nel contratto

Qualunque modello scegli, queste voci devono esserci, in forma esplicita.

• Perimetro ed esclusioni: cosa è compreso e, soprattutto, cosa non lo è.
• Criteri di accettazione: come si verifica che una consegna è conforme, chi la prova e con quali dati.
• Procedura per le varianti: chi chiede, chi stima, chi approva, in che forma.
• Rendicontazione delle ore, se ce ne sono: ogni quanto, con quale dettaglio, chi la riceve.
• Tetti e avvisi: la soglia oltre cui il fornitore si ferma e chiede conferma.
• Pagamenti legati a consegne verificabili, non a percentuali di avanzamento dichiarate.
• Proprietà del codice e accessi: a chi appartiene ciò che viene scritto e come ti vengono consegnati repository e credenziali.

Segnali di rischio

• Un prezzo fisso su un perimetro di poche righe. Più il documento è vago, più lavoro diventerà variante.
• Un contratto a ore senza rendicontazione. Se non sai su cosa sono state spese le ore, non puoi decidere se proseguire.
• Nessuna procedura per le modifiche. Significa che verrà inventata durante il progetto, di solito nel momento peggiore.
• Pagamenti a date fisse anziché a consegne. Paghi il tempo che passa, non il software che vedi.
• Il modello imposto senza spiegazione. Un fornitore che sa perché propone il corpo o le ore te lo sa spiegare in modo semplice.

Errori comuni

Scegliere il prezzo fisso per sentirsi al sicuro. Il prezzo fisso protegge solo ciò che è scritto. Rimedio: se non riesci a scrivere i criteri di accettazione, riduci il perimetro a corpo e sposta il resto in una fase successiva.

Firmare a ore senza nessuno che segua il progetto. Le ore richiedono decisioni frequenti: se nessuno le prende, le prende il fornitore. Rimedio: nomina una persona responsabile delle priorità prima di firmare.

Confrontare il totale a corpo con una stima a ore. Sono due numeri diversi: uno è un impegno su un perimetro, l'altro una previsione. Rimedio: chiedi al fornitore a ore cosa farebbe salire o scendere la stima, e confrontalo con le esclusioni del preventivo a corpo.

Chi siamo

Obly è un'agenzia di sviluppo software su misura che progetta web app, gestionali, e-commerce WooCommerce e integrazioni fra i sistemi che un'azienda usa già, per imprenditori e responsabili IT che devono decidere se e come far sviluppare software. Sviluppa anche Flusia, un CRM italiano pensato per le PMI.

Il passo successivo

Ora che hai un criterio per scegliere il modello, il passo successivo è rimettere i due preventivi sullo stesso piano: stessa divisione fra parte certa e parte da scoprire, stesse clausole su varianti e ore. Se vuoi, raccontaci il progetto dalla pagina di sviluppo software su misura o contattaci: ti proponiamo come impostare il contratto sul tuo caso.

Queste sono indicazioni generali sulle forme di contratto: per le clausole del tuo contratto confrontati con il tuo consulente legale.