Come leggere un preventivo di sviluppo software

Un preventivo di sviluppo software si legge in tre passaggi, in quest'ordine: prima il perimetro, cioè cosa è compreso e cosa resta fuori; poi le voci di lavoro con la stima di ciascuna, non solo il totale; infine le condizioni, cioè pagamenti, proprietà del codice, garanzia sui difetti e assistenza dopo il rilascio. Se uno dei tre blocchi manca, la cifra in fondo non è confrontabile con nessun'altra: copre un perimetro che nessuno ha ancora deciso.

Se hai uno o più documenti sul tavolo e non sai bene cosa stai guardando, qui trovi l'ordine di lettura: alla fine avrai una lista di controllo sulle voci, le domande da mandare per iscritto e un modo per mettere due proposte sullo stesso piano.

Cosa serve prima di iniziare

• Il preventivo completo in PDF, allegati compresi: le parti che contano stanno fuori dalla pagina del totale.
• La richiesta che avevi mandato tu, capitolato o email di tre righe: è il metro con cui leggerai il perimetro.
• Il nome di chi decide e di chi firma: se sono due persone diverse, la seconda leggerà solo il totale.
• Il budget che hai in testa e la data entro cui il progetto ha valore: dicono se la proposta è fuori scala.
• Un'ora senza interruzioni e un foglio per le domande: le manderai in una sola email invece di sei telefonate.

Come è fatto un preventivo di sviluppo software

Questa è la mappa del documento: leggila col PDF accanto e spunta le voci che trovi.

Una voce che manca non è un difetto del documento: di solito dice che il fornitore non aveva le informazioni per scriverla, e che quel lavoro si presenterà più avanti. Quali informazioni servono per arrivare a un perimetro descritto voce per voce lo spiega la pagina di sviluppo software su misura; gli ordini di grandezza stanno nella guida su quanto costa sviluppare un'app o un gestionale.

Come leggere il preventivo, passo per passo

1. Vai prima al perimetro, non al totale. Sta dopo la premessa, sotto un titolo come "oggetto della fornitura": evidenzia cosa resta fuori e saprai su cosa stai leggendo il prezzo.
2. Metti la tua richiesta accanto al perimetro. Per ogni punto che avevi chiesto cerca la riga corrispondente: ottieni l'elenco di cosa manca e di cosa non avevi chiesto.
3. Verifica che ogni riga di lavoro abbia la sua stima. Guarda nella tabella economica o nelle fasi: se c'è un solo importo chiedi la ripartizione, senza la quale non puoi spostare nulla.
4. Cerca le ipotesi e trattale come parte del prezzo. Sono frasi come "si assume che il sistema attuale sia documentato": chiedi conferma a chi in azienda ne risponde, perché se cadono il preventivo cambia.
5. Controlla le integrazioni una per una. Devono comparire il nome di ogni sistema e chi ne ha gli accessi: segna quelle per cui nessuno sa dirti chi ha le credenziali.
6. Collega ogni tranche a qualcosa che puoi vedere. Per ogni percentuale chiediti cosa avrai in mano quando la pagherai: ottieni un piano difendibile in riunione.
7. Leggi l'ultima pagina, quella che tutti saltano. Condizioni generali, proprietà del codice, licenze di terzi, garanzia: lì vive metà del contratto.
8. Raccogli tutto in una sola email numerata. Cinque o sei domande, con risposta scritta: come un fornitore risponde alle domande scomode dice molto.

Come si leggono le stime e il piano dei pagamenti

Una stima in giornate non è una data di consegna: le giornate sono lavoro, il calendario è lavoro più attese. Se leggi quaranta giornate, chiedi quante persone ci lavorano, in che settimane e cosa aspettano da te: quello che slitta più spesso non è lo sviluppo, sono le decisioni e i dati dell'azienda.

Pagare a milestone significa dividere l'importo in tranche legate a passaggi verificabili e non a date: avvio, disegno approvato, una prima versione che puoi aprire e provare, collaudo, rilascio. "40% a metà lavori" non è una milestone, perché "metà lavori" non è qualcosa che puoi guardare.

Se il piano dei pagamenti del documento che hai in mano non ti torna e vuoi un parere esterno prima di rinegoziarlo, puoi raccontarci il progetto e farci leggere quella pagina.

Cosa chiedere per iscritto prima di firmare

1. A chi appartiene il codice scritto per te, con quale formula, e con quali licenze i componenti di terzi.
2. Chi detiene gli accessi a server, repository e servizi esterni, e come ti sono consegnati.
3. La garanzia sui difetti: per quanto tempo le correzioni sono comprese e come si distinguono da una richiesta nuova.
4. Cosa succede dopo il lancio: se l'assistenza è compresa, per quanto e con quali tempi di risposta.
5. Come si gestisce una richiesta fuori perimetro: chi la valuta e come entra nel piano.

Variante: un preventivo per un'app

Le righe da cercare in più sono quattro: quali piattaforme sono comprese, chi pubblica negli store e con quali account, come si gestiscono gli aggiornamenti dei sistemi operativi e cosa comprende il lavoro sul lato server, che esiste quasi sempre. Attenzione alla voce più spesso implicita: il pannello con cui in azienda si gestiscono contenuti, utenti e notifiche. Se non è nel perimetro sarà un lavoro successivo; le informazioni che servono perché ci sia le elenca la pagina sviluppo app.

Variante: un preventivo per un gestionale interno

Qui l'attenzione si sposta sui dati e sulle persone. Cerca tre righe: la migrazione di quello che oggi sta nei fogli di calcolo o nel sistema in uso, con chi fa la pulizia; i ruoli e i permessi, cioè chi inserisce, chi approva e chi legge soltanto; la formazione, con le giornate previste.

Immagina un'azienda di quaranta persone, di fantasia, che gestisce le commesse con tre fogli condivisi e la casella ordini@esempio.it: se la voce "importazione dati" non ha numeri, è una domanda aperta su quanto storico deve entrare.

Variante: un preventivo arrivato senza che tu avessi mandato un capitolato

Significa che il fornitore ha scritto lui le ipotesi al posto tuo: non stai verificando se ha risposto alla tua richiesta, ma se ha capito il tuo problema. Leggi la parte descrittiva senza i numeri e chiediti se somiglia al lavoro che si fa in azienda ogni giorno. Poi correggi per iscritto le frasi in cui ha dovuto ipotizzare qualcosa e chiedi una revisione: avrai il capitolato che non avevi scritto.

Variante: più preventivi da confrontare a parità di perimetro

Due proposte si confrontano solo dopo averle riportate allo stesso perimetro, e il confronto riguarda le voci, non chi le ha scritte. Il metodo è meccanico: una riga per ogni voce della mappa qui sopra, una colonna per proposta, e in ogni cella se la voce c'è e con quali condizioni.

Quasi sempre le differenze si concentrano in poche righe: integrazioni, migrazione dei dati, collaudo, mesi di assistenza. Da lì la domanda da mandare a ciascuno è la stessa: questa voce è compresa, e con quali limiti? Con le risposte i totali misurano la stessa cosa.

Metodo alternativo: le tre domande minime

Se non hai tempo per l'analisi completa, riduci tutto a tre domande da mandare per iscritto.

1. Cosa non è compreso in questo importo? Chiedi tre esempi di lavori che sarebbero un costo aggiuntivo.
2. Cosa avrò in mano a ogni pagamento? Una riga per tranche, con la cosa che potrai aprire o provare.
3. Cosa succede nei tre mesi dopo il rilascio? Chi corregge un difetto, in quanto tempo, e cosa diventa una richiesta nuova.

Errori comuni

Confrontare i totali di proposte che coprono perimetri diversi. Porta a scegliere il documento più corto, perché chi descrive meno lavoro costa meno solo sulla carta. Rimedio: riporta tutto allo stesso perimetro, poi guarda i numeri.

Leggere solo le pagine con le cifre. Proprietà del codice, accessi, garanzia e richieste extra stanno in fondo e decidono cosa potrai fare l'anno prossimo. Rimedio: venti minuti su quella parte.

Chiedere di abbassare il prezzo senza toccare il perimetro. Un importo che scende a perimetro invariato si paga altrove, in genere su analisi, collaudo e assistenza: voci invisibili il primo mese e costose il sesto. Rimedio: chiedi cosa può uscire dalla prima versione e rientrare nella seconda.

Quanto tempo serve e qual è il passo successivo

Leggere un preventivo con questo metodo richiede circa un'ora, più mezz'ora per le domande; il confronto tra due proposte allo stesso perimetro si fa in una mattinata, e le risposte scritte aggiungono qualche giorno.

Il passo successivo, se il perimetro non era chiaro nemmeno nella tua richiesta, è metterlo per iscritto una volta sola, uguale per tutti. Se vuoi, raccontaci il progetto: leggiamo quello che hai in mano e ti diciamo quali informazioni mancano per avere un preventivo confrontabile.

Sulle clausole contrattuali, in particolare quelle su proprietà del codice, garanzia e penali, queste sono indicazioni generali: prima di firmare fai leggere il contratto a un legale di fiducia.