Quanto costa un gestionale su misura: fasce e voci

Un gestionale su misura costa, nei nostri preventivi, fra 4.000 e 12.000 euro se copre un processo solo e fra 12.000 e 30.000 euro se copre un'area operativa intera con più ruoli e un pannello di amministrazione; i progetti con integrazioni profonde e molti flussi salgono a 30.000-70.000 euro. Sopra la base si aggiungono le integrazioni con i sistemi già in uso, che valgono 1.500-6.000 euro l'una, e dopo il rilascio una manutenzione del 15-25% del costo iniziale ogni anno.

Se stai mettendo a budget un gestionale personalizzato, qui trovi le fasce con cosa comprendono, le voci che spostano la cifra, un esempio di calcolo e il modo per ottenere preventivi che si possano confrontare davvero.

Le fasce di prezzo di un gestionale su misura

Le cifre sono le stesse che usiamo per tutti i progetti software, raccolte nella guida su quanto costa creare un'applicazione. Per un gestionale interno contano soprattutto le prime due fasce: è lì che sta quasi ogni progetto che ci arriva da una PMI.

La fascia 1 è quella del gestionale che risolve un problema preciso: le richieste di assistenza che oggi arrivano per email e telefono, i rapportini dei tecnici, l'avanzamento delle commesse. Poche schermate, uno o due profili di utente, al massimo un collegamento con un altro sistema.

La fascia 2 è quella del gestionale che diventa lo strumento di lavoro di un reparto o di più reparti: chi inserisce, chi approva, chi legge soltanto, chi amministra. Qui compaiono il pannello di amministrazione, i permessi per ruolo, più integrazioni e quasi sempre l'importazione dei dati storici.

La fascia 3 riguarda le aziende in cui il gestionale tiene insieme produzione, magazzino, vendite e amministrazione, con molti utenti e collegamenti profondi con i sistemi esistenti. Per una PMI è raro partire da qui: di solito ci si arriva per aree successive.

Le voci che compongono il preventivo

Dentro la stessa fascia due preventivi possono essere lontani anche del doppio. La differenza quasi mai sta nel numero di schermate: sta in queste voci, che conviene leggere una per una in ogni offerta.

Due voci meritano attenzione in più, perché nella richiesta iniziale occupano una riga e nel progetto occupano settimane.

L'importazione dei dati. Anagrafiche, storico delle commesse, listini e allegati stanno oggi in fogli di calcolo, in un vecchio programma o in una cartella condivisa. Portarli dentro significa decidere cosa fare dei doppioni, delle righe a metà e delle versioni in conflitto. Nessuno può darti una cifra seria su questa voce senza aver visto i file veri.

Le integrazioni. Un gestionale interno vive in mezzo agli altri strumenti dell'azienda: programma di fatturazione, e-commerce, portali di clienti o fornitori, studio esterno. Ogni collegamento è un piccolo progetto a sé, ed è per questo che nei preventivi si contano uno per uno. Se il collegamento fra sistemi è il cuore del problema, la pagina sulle integrazioni fra software aziendali spiega come lo affrontiamo.

Un esempio di calcolo

Immagina un'impresa di impianti di dodici persone, di fantasia, che gestisce le commesse con due fogli di calcolo condivisi e una cartella di foto e documenti. Vuole un gestionale in cui il titolare vede marginalità e avanzamento, l'ufficio inserisce preventivi e commesse, i tecnici registrano ore e materiali dal telefono.

1. Il perimetro decide la fascia. Un processo solo, la commessa, ma con tre profili di utente che vedono cose diverse e un pannello per l'amministrazione: siamo al confine fra fascia 1 e fascia 2, quindi in un intervallo che va dalla parte alta dei 4.000-12.000 euro alla parte bassa dei 12.000-30.000.
2. Le integrazioni spostano la cifra dentro la fascia. L'impresa vuole che le commesse chiuse passino al programma di fatturazione senza essere ridigitate. È un'integrazione, che da sola vale 1.500-6.000 euro: se il programma ha una documentazione chiara e un ambiente di prova si sta verso il basso, altrimenti verso l'alto.
3. I ruoli aggiungono la loro voce. Tre profili con permessi diversi rientrano nella voce accessi, 600-2.000 euro. Sommata all'integrazione fa fra 2.100 e 8.000 euro: è questa la distanza fra un preventivo in fondo alla fascia e uno vicino al tetto.
4. I dati storici si stimano sui file. Due fogli di calcolo puliti si portano dentro in fretta; due fogli con anni di righe compilate a mano richiedono una pulizia che va prevista a calendario.
5. La manutenzione si mette a budget dal primo giorno. Se il progetto chiude, per esempio, a 15.000 euro, la manutenzione annuale vale fra 2.250 e 3.750 euro.

L'esempio serve a mostrare il metodo, non a darti un prezzo: lo stesso gestionale con un'integrazione in meno o un profilo in più cambia posizione nella fascia. Se vuoi una cifra sul tuo caso, parti dalla pagina sul gestionale su misura e raccontaci il processo e i sistemi con cui deve parlare: da lì si arriva a una fascia attendibile in una conversazione di analisi.

Cosa sposta il prezzo dentro la fascia

1. Il numero di profili di utente. Ogni ruolo in più porta schermate, permessi e scenari di test. È la variabile che i committenti sottovalutano di più, perché in azienda i ruoli sembrano ovvi.
2. Il numero e lo stato delle integrazioni. Un sistema documentato con un ambiente di prova e uno senza documentazione non costano uguale, anche se la richiesta è la stessa riga.
3. Le eccezioni del processo. Resi, sconti fuori listino, clienti esteri, commesse sospese: il caso normale si costruisce in fretta, sono le eccezioni a richiedere logica, schermate e test.
4. Le postazioni da cui si lavora. Un gestionale usato solo in ufficio e uno usato anche dal telefono in cantiere o in magazzino richiedono progettazioni diverse per le schermate che contano.
5. Report ed esportazioni. Ogni vista di sintesi per la direzione è lavoro in più: conviene partire da quelle che servono davvero ogni settimana.
6. La velocità delle decisioni interne. Un referente che risponde in giornata tiene il progetto nei tempi; decisioni che aspettano una riunione allungano il calendario e con lui il costo.

Come abbassare il costo senza rovinare il progetto

La leva più efficace è ridurre il perimetro del primo rilascio, non la qualità. Queste sono le mosse che proponiamo più spesso.

1. Parti dal processo che fa più male. Un modulo solo, usato da persone vere per qualche settimana, ti dice più di un progetto completo disegnato a tavolino. Il percorso è descritto nella guida su come far sviluppare un gestionale su misura.
2. Rimanda le integrazioni non indispensabili. Se i dati da spostare sono pochi, un'esportazione periodica fatta a mano regge i primi mesi e ti mostra quali campi servono davvero.
3. Riduci i profili della prima versione. Due ruoli ben fatti all'inizio, il terzo quando l'uso reale ha chiarito cosa deve vedere.
4. Sostituisci le automazioni con un passaggio manuale finché i volumi non le giustificano: cinque pratiche al giorno si gestiscono con un elenco, cinquanta no.

Quello che non si taglia sono i test, la sicurezza dei dati e l'analisi iniziale: sono le voci che, sacrificate, si ripresentano dopo il rilascio con un conto più alto.

Il costo dopo il rilascio

Il prezzo di sviluppo è solo la prima parte della spesa. Dopo il rilascio restano tre voci da chiedere in modo esplicito in ogni preventivo.

• Manutenzione, indicativamente il 15-25% del costo iniziale all'anno: aggiornamenti delle librerie, correzioni, sicurezza, adeguamenti quando cambia un sistema collegato. La guida sulla manutenzione del software aziendale spiega cosa deve comprendere.
• Hosting e servizi di infrastruttura, cioè dove gira il gestionale e dove stanno i dati: è un costo ricorrente che deve comparire nell'offerta con il suo importo.
• Evolutive, le funzioni nuove che chiederai dopo qualche mese di uso: non sono manutenzione e si stimano a parte, una richiesta alla volta.

C'è poi un tema contrattuale che incide sul costo nel lungo periodo: di chi è il codice sorgente. Le formule possibili sono diverse, dalla proprietà piena del committente alla licenza d'uso, e cambiano cosa potrai fare se un giorno vorrai cambiare fornitore. Sono indicazioni generali: chiedi che la clausola sia scritta in modo esplicito e falla leggere al tuo consulente legale.

Quando un gestionale su misura non conviene

Un gestionale su misura ha senso dove il tuo modo di lavorare è diverso da quello degli altri. Dove il processo è standard, un prodotto pronto lo copre già e costa meno da avviare.

Se il bisogno principale è seguire clienti, opportunità, preventivi e attività commerciali, e il tuo processo somiglia a quello di tante altre PMI, valuta prima un CRM già pronto. Flusia è il CRM per PMI italiane che sviluppiamo in Obly: nasce per quest'area e si attiva senza un progetto di sviluppo. Vale lo stesso se il budget resta sotto la prima fascia anche dopo aver ridotto il perimetro: un gestionale su misura fatto con metà dei soldi che servono non è metà gestionale, è un progetto che si ferma prima della fine.

Come chiedere un preventivo confrontabile

Prima di chiedere cifre, metti per iscritto cinque cose e consegnale identiche a ogni fornitore:

1. Il problema in termini di lavoro perso, per esempio "ogni ordine viene ridigitato tre volte".
2. I processi da coprire nel primo rilascio e quelli che restano fuori.
3. I profili di utente, con cosa deve vedere e fare ciascuno.
4. I dati esistenti e i sistemi da collegare, con il nome di ciascuno e chi ne ha le credenziali.
5. Un tetto di spesa e una data oltre la quale il progetto perde valore.

Con questo documento le proposte diventano confrontabili; per leggerle bene, la guida su come leggere un preventivo di sviluppo software indica le voci da controllare, e quella sul capitolato di un software su misura aiuta a scrivere il documento.

Chi siamo

Obly è un'agenzia di sviluppo software su misura con sede a Casale Monferrato (AL): progettiamo e sviluppiamo gestionali, web app e integrazioni fra i sistemi aziendali per PMI che vogliono un software costruito sul loro modo di lavorare. Le cifre di questa guida sono le fasce dei nostri preventivi, le stesse che usiamo quando un'azienda ci chiede quanto costa il suo progetto.

Se stai mettendo a budget un gestionale e vuoi capire in quale fascia sta il tuo, parti dalla pagina sul gestionale su misura oppure scrivici dai contatti: ti diciamo che perimetro ha senso per il primo rilascio e quanto costa, anche quando la risposta onesta è che ti conviene un prodotto pronto.