App per agenti di commercio: come farla sviluppare

Per far sviluppare un'app per agenti di commercio si parte dai flussi reali dell'agente, non dalle schermate: cosa fa prima, durante e dopo la visita. Poi si decide quale sistema è la fonte di verità per articoli, listini e clienti (quasi sempre il gestionale), si limita la prima versione a catalogo, listini per cliente, ordine offline e storico, e la si prova sul campo con due o tre agenti prima di darla a tutta la rete.

Se vendi tramite una rete di agenti e oggi gli ordini arrivano via foto, email o telefonata e vengono ribattuti in ufficio, alla fine di questa guida avrai l'ordine dei passaggi, le decisioni da prendere prima di chiedere un preventivo e i punti in cui questi progetti si inceppano più spesso.

Cosa serve prima di iniziare

• Un referente commerciale e uno amministrativo: il primo conosce il lavoro degli agenti, il secondo sa come un ordine diventa bolla e fattura. Servono entrambi alle riunioni di analisi.
• L'elenco degli agenti, con quanti sono, se sono dipendenti o plurimandatari, che dispositivi usano e in quali zone lavorano senza copertura.
• Tre ordini veri degli ultimi mesi, scelti fra i più complicati: sconti in cascata, omaggi, consegne frazionate. Sono il banco di prova di ogni ipotesi.
• Il nome del gestionale e di chi lo assiste, con la domanda già fatta: come si leggono e si scrivono articoli, clienti, listini e ordini da un altro sistema?
• Un'idea di budget e di data: per esempio la fiera o il lancio di catalogo entro cui l'app deve essere in mano agli agenti. Per gli ordini di grandezza c'è la guida su quanto costa sviluppare un'app.

Come far sviluppare l'app per gli agenti, passo per passo

1. Disegna la giornata dell'agente. Su un foglio scrivi cosa fa prima della visita (prepara il giro, guarda lo storico del cliente), durante (mostra il catalogo, verifica le disponibilità, raccoglie l'ordine) e dopo (invia l'ordine, annota la visita). Alla fine avrai l'elenco delle schermate senza averne disegnata una.
2. Stabilisci la fonte di verità di ogni dato. Per articoli, giacenze, listini, condizioni di pagamento e anagrafiche decidi quale sistema comanda: l'app legge da lì e non diventa un secondo archivio da tenere allineato a mano. Il risultato è una tabella di due colonne, dato e sistema, che il fornitore userà per stimare l'integrazione.
3. Scegli le funzioni della prima versione. Tieni solo quello che serve a chiudere un ordine corretto: catalogo con foto e disponibilità, listino e sconti del cliente, carrello, storico ordini e note di visita. Statistiche per zona, promozioni e firma del cliente vanno in una lista separata per la seconda versione.
4. Decidi come funziona senza rete. Definisci quali dati l'agente porta con sé sul dispositivo, ogni quanto si aggiornano e cosa succede se un prezzo cambia mentre l'ordine è in attesa di invio. La regola più semplice da spiegare è: l'ordine resta in coda, e alla sincronizzazione l'app segnala all'agente le righe che non tornano.
5. Definisci l'integrazione con il gestionale. Chiedi a chi assiste il gestionale come esporre i dati: interfacce di programmazione già disponibili, esportazioni periodiche o accesso a una banca dati intermedia. Il metodo cambia molto il lavoro; lo spiega la guida su come integrare i software aziendali, e conviene averla chiara prima di chiedere un preventivo.
6. Metti tutto in un capitolato di poche pagine. Flussi, tabella delle fonti, funzioni della prima versione, regole offline e tre ordini di esempio: è il documento che rende confrontabili i preventivi. Come si scrive lo trovi nella guida al capitolato per software su misura.
7. Prova l'app sul campo con due o tre agenti. Scegli un agente esperto, uno nuovo e uno che lavora in zone con poca copertura, e fagli usare l'app per due o tre settimane in parallelo al metodo attuale. Ogni ordine fatto con l'app si confronta con quello registrato in ufficio: le differenze sono la lista delle correzioni.
8. Rilascia a tutta la rete con una data di passaggio. Fissa il giorno da cui gli ordini si accettano solo dall'app, prepara una breve formazione per zona e una persona interna a cui gli agenti scrivono, per esempio ordini@esempio.it. A questo punto l'ufficio smette di ribattere gli ordini.

Variante: agenti monomandatari interni

Un agente dipendente o monomandatario lavora solo con i tuoi prodotti e con i tuoi strumenti: puoi dargli un dispositivo aziendale, gestirlo da remoto e chiedere che l'app sia l'unico canale per gli ordini. Qui conviene investire di più sulla parte di relazione con il cliente, come note di visita, promemoria e storico completo, perché l'agente usa l'app tutto il giorno.

Variante: rete di agenti plurimandatari

Il plurimandatario porta in borsa i cataloghi di più aziende e usa il proprio telefono. Ogni passaggio in più è un motivo per tornare all'ordine via email. Le priorità cambiano: accesso semplice, catalogo che si aggiorna da solo, ordine in pochi tocchi e nessuna funzione che chieda dati che l'agente non ha. Va chiarito anche quali informazioni dei clienti l'agente vede e cosa succede ai dati sul suo dispositivo se il mandato termina: su questo è bene sentire il proprio consulente legale.

Variante: ordini con listini e sconti per cliente

Se ogni cliente ha il suo listino, sconti in cascata, prezzi netti su alcuni articoli e condizioni di pagamento proprie, il cuore del progetto è il calcolo del prezzo, non l'interfaccia. Il calcolo deve dare lo stesso risultato nell'app e nel gestionale, altrimenti l'ufficio continua a correggere gli ordini a mano.

Il modo più sicuro è scrivere le regole con esempi numerati e verificarli prima dello sviluppo. Immagina un distributore con dodici agenti e quattro livelli di listino: Giulia, l'amministrativa, prepara venti righe d'ordine con il prezzo che si aspetta, e quelle venti righe diventano il test che l'app deve superare a ogni aggiornamento.

Variante: app nativa o web app

Per gli agenti contano il lavoro senza rete, la fotocamera per leggere i codici a barre e la velocità di un catalogo con migliaia di articoli. Una web app è più semplice da distribuire e aggiornare; un'app installata dagli store gestisce in genere meglio i dati in locale e l'accesso al dispositivo. La scelta dipende da quanto gli agenti lavorano scollegati e da che dispositivi usano: i criteri sono nella guida dedicata app nativa o web app.

Chi siamo e come lavoriamo

Obly è un'agenzia di sviluppo software su misura con sede a Casale Monferrato (AL) che progetta e sviluppa app iOS e Android, web app e gestionali per aziende, collegandoli ai sistemi che queste usano già. Nei progetti di sviluppo app il codice sorgente dell'app è del cliente, un solo referente segue il lavoro dall'analisi alla pubblicazione, e la pubblicazione su App Store e Google Play la gestisce Obly.

Se vuoi capire se un'app per i tuoi agenti conviene, parliamone: la prima call di analisi è gratuita e il preventivo arriva chiaro entro 48 ore.

Metodo alternativo: partire da un prodotto pronto

Non sempre serve un'app su misura. Se gli agenti sono pochi, i listini sono uguali per tutti e il processo commerciale è quello di quasi ogni azienda (contatti, trattative, preventivi, attività), un prodotto pronto fa il lavoro con meno rischio e tempi più brevi. Prima di scegliere, prova a descrivere il tuo processo in dieci righe: se non c'è niente di specifico, probabilmente non serve svilupparlo.

Un esempio di prodotto pronto è Flusia, il CRM sviluppato da Obly per agenzie e studi: pipeline con fasi modellate sul proprio processo, preventivi, fatturazione ricorrente. Se il tuo problema è soprattutto seguire trattative e attività, partire da lì può bastare; se invece al centro ci sono catalogo, listini per cliente e ordini dal campo collegati al gestionale, conviene guardare il caso nel dettaglio prima di scegliere, perché è lì che il lavoro su misura diventa spesso necessario.

Errori comuni

Partire dalle schermate invece che dagli ordini. Un'app bella che non calcola gli sconti come il gestionale costringe l'ufficio a ricontrollare tutto. Rimedio: i tre ordini difficili e le venti righe di prezzo si preparano prima del primo disegno.

Trattare l'offline come un dettaglio. Aggiungerlo dopo vuol dire spesso rifare la gestione dei dati. Rimedio: le regole senza rete stanno nel capitolato e si provano nelle zone dove gli agenti perdono davvero il segnale.

Rilasciare a tutta la rete senza prova sul campo. Un difetto trovato da trenta agenti in una settimana costa più fiducia che correzioni. Rimedio: due o tre agenti per qualche settimana, con il vecchio metodo in parallelo.

Dimenticare cosa succede dopo il rilascio. Aggiornamenti dei sistemi operativi, nuovi listini, nuovi agenti da abilitare: l'app vive quanto il catalogo. Rimedio: chiedi nel preventivo chi se ne occupa e come; la guida su come leggere un preventivo di sviluppo software elenca le righe da cercare.

Quanto tempo serve e qual è il passo successivo

Come indicazione generale, per un'app con catalogo, listini per cliente, ordini offline e integrazione con il gestionale si ragiona in mesi, non in settimane: qualche settimana di analisi e capitolato, la parte più lunga di sviluppo e integrazione, poi la prova sul campo. Il tempo reale dipende soprattutto da come il gestionale espone i dati e da quanto sono complesse le regole di prezzo, e si stima solo dopo l'analisi.

Il passo successivo è preparare i tre ordini difficili e la tabella delle fonti di verità: con quei due documenti qualunque preventivo diventa più preciso. Se vuoi capire se la tua app per gli agenti conviene, parliamone: prima call gratuita, preventivo in 48 ore.