Come esportare gli ordini da WooCommerce

Gli ordini di WooCommerce si esportano in tre modi. Il primo è nativo e non richiede plugin: il report Ordini della sezione Analisi ha un comando di download che genera un CSV del periodo selezionato. Il secondo è un plugin di esportazione, che serve quando devi scegliere colonne, stati e livello di dettaglio. Il terzo è l'API, quando l'esportazione deve partire da sola a orari fissi e finire dentro un altro sistema.

Se ogni volta che il commercialista o il magazzino ti chiedono gli ordini finisci a ricopiare righe dalla schermata, alla fine di questa guida avrai un'esportazione che si ripete in due minuti e un file che chi lo riceve riesce davvero a usare.

Cosa serve prima di iniziare

• Un utente con ruolo Amministratore o Gestore negozio: gli altri ruoli non vedono la sezione Analisi né i dati completi degli ordini.
• Il nome di chi riceve il file e a cosa gli serve. È l'unica informazione che decide tutto il resto: colonne, formato e livello di dettaglio.
• Il periodo esatto da esportare, con data di inizio e di fine. "L'ultimo trimestre" non è un periodo: le date lo sono.
• Gli stati d'ordine da includere: completato, in lavorazione, in attesa di pagamento, rimborsato, annullato. Includere tutto è la scelta che genera più discussioni, perché nel file finiscono ordini mai pagati.
• Un backup recente del sito, se pensi di installare un plugin. L'esportazione in sé è un'operazione di sola lettura, l'installazione no.

Esportare gli ordini senza plugin, dalla sezione Analisi

Apri il menu WooCommerce e scegli Analisi (in alcune installazioni la voce compare come Analytics), poi il report Ordini. La schermata mostra l'elenco degli ordini del periodo con le colonne principali: data, numero, stato, cliente, numero di articoli, totale.

Imposta il periodo in alto a sinistra. Il selettore propone intervalli predefiniti come mese corrente e trimestre, e una scheda per inserire due date personalizzate. Conferma con il pulsante di applicazione del filtro: la tabella si ricarica e in alto vedrai il conteggio degli ordini trovati.

Applica i filtri sugli stati e sui prodotti, se ti servono. Il pannello dei filtri avanzati permette di restringere a uno o più stati d'ordine, e questo è il punto in cui decidi se gli ordini annullati entrano nel file oppure no.

Premi il comando di download in alto a destra della tabella. A questo punto succede una di due cose: se le righe sono poche il browser scarica subito un file CSV, se sono molte WooCommerce prepara il file in background e invia un link all'indirizzo email dell'utente con cui sei collegato.

Il limite di questo metodo è che le colonne sono quelle del report e non si scelgono. Non ci sono l'indirizzo di spedizione completo, il telefono, le note del cliente e le righe dei singoli prodotti. Per una consegna sintetica basta; per alimentare un altro sistema quasi mai.

Che cosa deve contenere il file, a seconda di chi lo riceve

La regola pratica è togliere invece che aggiungere. Un file con quaranta colonne "che potrebbero servire" costringe chi lo riceve a cercare le cinque che gli interessano, e su un export di dati personali significa anche far uscire dall'azienda informazioni che nessuno aveva chiesto.

Esportare gli ordini in CSV con un plugin, passo per passo

1. Apri Plugin, poi Aggiungi nuovo, e cerca "order export". Confronta i candidati su tre cose: numero di installazioni attive, data dell'ultimo aggiornamento e compatibilità dichiarata con la tua versione di WooCommerce. Un plugin di esportazione fermo da due anni è un rischio, perché legge la struttura degli ordini che nel frattempo è cambiata.
2. Installa e attiva, poi cerca la nuova voce nel menu WooCommerce. Quasi tutti i plugin di questo tipo aggiungono lì la propria schermata di esportazione, non in un menu separato di primo livello.
3. Imposta il periodo e gli stati d'ordine. Sono gli stessi due filtri della sezione Analisi, con la differenza che qui restano salvati nel profilo di esportazione e si riusano il mese successivo.
4. Scegli le colonne dall'elenco dei campi disponibili. Prendi la tabella qui sopra e seleziona solo le voci della riga che ti riguarda. Se il destinatario ti ha dato un tracciato, rinomina le intestazioni con i nomi che si aspetta: quasi tutti i plugin permettono di riscrivere l'etichetta di ogni colonna.
5. Decidi il livello di dettaglio fra riga per ordine e riga per prodotto. È l'impostazione che sbaglia più spesso chi esporta per la prima volta, ed è spiegata nel paragrafo successivo.
6. Genera l'anteprima prima del file definitivo. L'anteprima mostra le prime righe reali: è il momento in cui ti accorgi che le date sono nel formato americano o che il totale include la spedizione quando non doveva.
7. Esporta e salva il profilo. Dando un nome al profilo, il mese dopo l'esportazione è un clic solo.

Una riga per ordine o una riga per prodotto

Un ordine con tre articoli diventa una riga se esporti per documento e tre righe se esporti per articolo. Nel primo caso hai un solo totale e nessun SKU; nel secondo hai gli SKU e le quantità, ma il numero d'ordine si ripete su più righe e il totale del documento non va sommato, altrimenti lo conti tre volte.

Chi importa i dati in un altro sistema di solito vuole il secondo formato, perché lavora sugli articoli. Chi fa contabilità vuole il primo. Se non sai quale ti viene chiesto, la domanda giusta a chi riceve il file è una sola: "il numero d'ordine può comparire su più righe?". Se la risposta è sì, serve il dettaglio per prodotto. Se hai già affrontato il tema dal lato opposto, la logica è la stessa descritta nella guida su come importare i prodotti da CSV, a parti invertite.

Metodo alternativo: esportazione automatica e via API

Quando la stessa esportazione serve ogni settimana, l'operazione manuale smette di avere senso. Ci sono due strade.

La prima è la programmazione dentro il plugin: molti strumenti di esportazione permettono di salvare un profilo e farlo girare a cadenza fissa, consegnando il file su un indirizzo email o dentro una cartella FTP concordata con il destinatario. È la soluzione giusta quando dall'altra parte c'è una persona che apre un file.

La seconda è l'API REST di WooCommerce, che espone gli ordini in modo che un altro programma li legga direttamente. Si attiva da WooCommerce, poi Impostazioni, scheda Avanzate, sezione API REST, generando una chiave con permessi di sola lettura. È la soluzione giusta quando dall'altra parte c'è un software, e diventa la premessa di un collegamento stabile invece che di un travaso periodico: il quadro completo è nella guida su come collegare WooCommerce a un gestionale. Se il flusso deve alimentare processi interni più ampi, è anche il punto in cui conviene ragionare sul gestionale su misura invece che su una catena di file.

Esportare gli ordini quando cambi sito o hosting

Il caso della migrazione è diverso e va trattato a parte: qui non serve un file leggibile da una persona, serve che i dati arrivino identici nel sito nuovo. L'esportatore di WordPress che si trova in Strumenti, poi Esporta, produce un file XML dei contenuti del sito, ma sulle installazioni recenti gli ordini non sono più contenuti di WordPress: WooCommerce li conserva in tabelle dedicate, e da quel menu non escono.

Per spostare gli ordini fra due installazioni servono quindi un plugin di migrazione o una copia diretta del database, non l'esportatore dei contenuti. La parte editoriale del sito, invece, si sposta esattamente come descritto nella guida su come esportare e importare i contenuti di WordPress.

Errori comuni

Esportare tutti gli stati d'ordine. Nel file finiscono i carrelli mai pagati e gli ordini annullati, il totale non torna con l'incassato e la conversazione con il commercialista diventa lunga. Decidi gli stati prima di esportare, non dopo.

Aprire il CSV con un doppio clic sul foglio di calcolo. I numeri d'ordine lunghi diventano notazione scientifica, i CAP che iniziano per zero perdono lo zero e le date cambiano formato. Il file va aperto con la funzione di importazione del foglio di calcolo, dichiarando la codifica UTF-8 e il separatore, oppure lasciato intatto e passato così com'è a chi lo deve leggere.

Fidarsi del totale senza controllare che cosa include. A seconda del campo scelto, il totale dell'ordine può comprendere o escludere spedizione, IVA e sconti. Su un export di controllo conviene sempre verificare a mano due o tre ordini contro la loro scheda, prima di considerare il file buono. La scheda dell'ordine e i suoi campi sono descritti nella guida su come gestire un ordine.

Rifare l'esportazione da zero ogni mese. Se il plugin permette di salvare il profilo, va salvato la prima volta. Il tempo speso a scegliere quaranta colonne non si ripaga se lo rifai a ogni giro.

Quanto tempo serve e il passo successivo

La prima esportazione ben fatta richiede in genere fra i venti e i quaranta minuti, quasi tutti spesi a decidere le colonne insieme a chi riceve il file. Dalla seconda volta in poi, con un profilo salvato, l'operazione sta in due minuti. La versione programmata richiede una configurazione iniziale di circa un'ora e poi non chiede più niente.

Ora che i dati escono in modo ordinato, il passo successivo naturale è smettere di guardarli solo dentro il file: le stesse informazioni, lette dentro il negozio, sono la materia dei report di vendita, e sul lato documentale portano alla fatturazione elettronica.

Le indicazioni di questa guida riguardano l'aspetto operativo dell'esportazione. Per la conservazione dei documenti fiscali e per il trattamento dei dati personali dei clienti contenuti nel file, confrontati con il tuo commercialista e con chi si occupa della protezione dei dati in azienda: le indicazioni ufficiali sono pubblicate dall'Agenzia delle Entrate e dal Garante per la protezione dei dati personali.