Le email transazionali sono il filo che tiene insieme l'esperienza post-acquisto del cliente. Quando un ordine viene fatto, il cliente si aspetta di ricevere una conferma in pochi secondi. Quando l'ordine è spedito, vuole un avviso. Quando paga, vuole una fattura. Se queste email mancano o finiscono in spam, anche il miglior shop genera diffidenza.
WooCommerce gestisce tutto questo in automatico — ma lo fa con testi e grafica generici che vanno personalizzati per riflettere il tuo brand. In questa guida vediamo come metterci mano senza toccare codice.
Le email standard di WooCommerce
Vai su WooCommerce → Impostazioni → Email: trovi la lista completa. Le principali:
- Nuovo ordine — al gestore, quando un cliente paga
- Ordine annullato / non riuscito — al gestore, per intervento manuale
- Ordine in elaborazione — al cliente, conferma di ricezione pagamento
- Ordine completato — al cliente, quando spedisci o concludi
- Ordine rimborsato — al cliente, per trasparenza
- Fattura / dettagli ordine cliente — al cliente, su richiesta o automatica
- Nota cliente — al cliente, quando aggiungi una nota visibile all'ordine
- Password reset / nuovo account — al cliente, gestione account
Per ognuna puoi:
- Attivare o disattivare l'invio
- Cambiare destinatario (per quelle al gestore)
- Modificare oggetto e intestazione email
- Aggiungere testo aggiuntivo prima del riepilogo
Personalizzare contenuto e tono
1. Apri l'email da modificare
Dal pannello email clicca sul nome di una email (es. "Ordine in elaborazione"). Si apre la schermata di configurazione.
2. Riscrivi oggetto e intestazione
I default sono generici (Il tuo ordine è in elaborazione). Riscrivili con il tono del tuo brand:
- Oggetto:
Grazie {customer_first_name}! Il tuo ordine #{order_number} è confermato - Intestazione:
Ordine confermato
WooCommerce supporta variabili dinamiche tra parentesi graffe: {site_title}, {order_number}, {order_date}, {customer_first_name}. Sotto ogni campo trovi l'elenco delle variabili disponibili.
3. Aggiungi testo introduttivo
Il campo "Testo aggiuntivo" appare prima della tabella riepilogativa dell'ordine. Usalo per:
- Ringraziare il cliente in tono naturale
- Spiegare i prossimi passi (tempi di spedizione, tracking)
- Linkare la pagina di assistenza
- Anticipare cosa farà il cliente con il pacco
Una buona email di conferma dovrebbe rispondere a tre domande in 4-5 righe: cosa hai comprato, quando arriva, chi contatti se serve.
4. Personalizza il modello grafico
Sezione Email → Modello email:
- Immagine intestazione: il tuo logo (consigliato 600px di larghezza, sfondo trasparente)
- Colore base: usato per intestazione e link
- Colore sfondo: la cornice esterna
- Colore corpo: lo sfondo del contenuto
- Colore testo: il testo principale
Mantieni colori coerenti con il tuo brand book. Anteprima dal pulsante in fondo o inviando un'email test.
Deliverability: il problema più frequente
Le email partono ma non arrivano, o arrivano in spam. La causa quasi sempre è la stessa: WooCommerce usa la funzione PHP mail() del server hosting, senza autenticazione moderna. Gmail, Outlook e gli altri provider penalizzano (o cestinano) email così inviate.
Soluzione: SMTP transazionale
Servizi come Brevo (ex Sendinblue), SendGrid, Postmark, Amazon SES, Mailgun offrono invio transazionale autenticato. Quasi tutti hanno piani gratuiti per volumi bassi (centinaia di email/giorno).
Procedura:
- Crea l'account sul provider scelto
- Verifica il tuo dominio (aggiungi record DNS forniti dal provider)
- Configura SPF, DKIM e DMARC sul dominio
- Installa un plugin SMTP per WordPress (WP Mail SMTP, FluentSMTP, Post SMTP)
- Inserisci credenziali API o SMTP del provider
- Invia email di test
Da quel momento tutte le email transazionali WooCommerce passano per il provider e arrivano correttamente.
Modifiche avanzate
Per personalizzazioni che vanno oltre i campi del pannello:
- Plugin email designer come "Kadence WooCommerce Email Designer" o "YayMail": editor visuale drag-and-drop per costruire email con sezioni custom, immagini, pulsanti
- Override dei template nel tema: l'agenzia copia i file
templates/emails/di WooCommerce nel tema e li modifica. È il modo più potente ma richiede competenze tecniche - Email di marketing automation: per upsell post-acquisto, recensioni, recupero carrelli, integra Brevo, Klaviyo, ActiveCampaign
Errori comuni
- Email che finiscono in spam. Quasi sempre manca SMTP transazionale o autenticazione DNS.
- Variabile non sostituita. Hai scritto
{order_number}con spazi o maiuscole sbagliate. Copia/incolla dall'elenco sotto il campo. - Logo enorme. Carica un'immagine non più larga di 600px e già ottimizzata in peso.
- Email "ordine completato" non inviata. Lo stato dell'ordine non passa mai a "completato": gestiscilo manualmente o con un plugin che lo automatizza alla spedizione.
- Mittente generico (wordpress@dominio.it). Cambialo in WooCommerce → Impostazioni → Email → Mittente con un indirizzo coerente del dominio (ordini@miosito.it).
In sintesi
Le email transazionali sono il volto del tuo shop dopo il pagamento. Rivedi sempre oggetto, testo e modello grafico al lancio: 30 minuti di lavoro che migliorano significativamente la percezione del cliente.
Il vero salto di qualità viene dalla deliverability: collega un provider SMTP transazionale e configura DNS correttamente. Senza, anche le email più belle non arrivano. Quando ti consegniamo uno shop, lasciamo SMTP già configurato e ti mostriamo come modificare i testi.
