Come far sviluppare un portale B2B per gli ordini

Per far sviluppare un portale B2B per gli ordini parti dai dati, non dalle schermate: anagrafica clienti, listini e condizioni per cliente, catalogo, regole di disponibilità e una decisione chiara su quale sistema comanda su ciascun dato. Il portale mostra al rivenditore il suo listino, raccoglie l'ordine e lo passa al gestionale, che resta il sistema su cui emetti documenti e muovi la merce. Con questi elementi scritti, il preventivo diventa confrontabile e il progetto si misura in mesi, non in anni.

Se i tuoi clienti ordinano per telefono, email, WhatsApp o tramite l'agente, e in ufficio qualcuno ricopia ogni ordine nel gestionale, sai già dove si perde il tempo. Alla fine di questa guida avrai l'elenco di cosa preparare, i passi del progetto in ordine e i criteri per capire se ti serve un portale su misura o se ti basta una soluzione pronta.

Cosa serve prima di iniziare

• L'anagrafica dei clienti esportata dal gestionale, con sedi, punti di consegna, referenti e un'email per ciascuno. Ti serve per capire quanti clienti riceveranno le credenziali e quanti hanno dati incompleti.
• La struttura di listini e condizioni per cliente: listino base, listini per categoria, sconti per cliente o per famiglia di prodotto, condizioni di pagamento, resa, minimo d'ordine, fido. Anche descritta a parole da chi la gestisce oggi.
• Il catalogo con codici, descrizioni, unità di vendita, confezioni e multipli d'ordine, immagini e schede tecniche dove ci sono. Nella maggior parte delle aziende è la parte meno ordinata.
• Le regole di disponibilità: cosa vede il cliente se un articolo non c'è (la quantità esatta, un semaforo, una data di arrivo), e quali articoli si vendono solo su ordinazione.
• La documentazione del gestionale: se espone un'API, quali dati si possono leggere e scrivere, se esiste un ambiente di prova. Se non lo sai, chiedilo a chi ne fa l'assistenza: è la domanda che decide quanto sarà lungo il progetto.
• Una persona interna che decide: di solito il direttore commerciale, affiancato da chi conosce il gestionale. Senza un referente che risponde in giornata, il progetto si allunga.

Chi comanda fra portale e gestionale

Prima di scegliere come costruirlo, scrivi per ogni dato chi ne è il proprietario. È la tabella che userai per valutare qualsiasi proposta, e la stessa logica che vale per il CRM in un'azienda di distribuzione vale qui.

La regola che regge tutto: il cliente non deve mai vedere sul portale un prezzo diverso da quello che troverà in fattura. Per questo listini e condizioni non si modificano dal portale. Fatture e documenti fiscali si emettono nel gestionale; il portale al massimo li rende consultabili e scaricabili.

Come impostare il progetto, passo per passo

1. Scrivi cosa deve poter fare il cliente. Per esempio: "ritrovare l'ultimo ordine e rifarlo con un clic", "vedere il mio prezzo netto prima di ordinare", "sapere se la merce parte domani", "scaricare il documento di trasporto senza chiamare". A questo punto avrai il perimetro della prima versione: tutto ciò che non serve a una di queste azioni si rimanda.

2. Mappa il collegamento con il gestionale. Con chi conosce il gestionale individua dove stanno clienti, listini, articoli, giacenze e ordini, e come si leggono e si scrivono: API, database in sola lettura, file scambiati a orari fissi. Alla fine di questo passo saprai se il collegamento è semplice o se è la parte più lunga del lavoro. Se ti serve un riferimento sui metodi, la guida su come integrare i software aziendali li confronta.

3. Pulisci catalogo e anagrafiche nel gestionale. Codici doppi, descrizioni scritte in tre modi, clienti senza email, condizioni scadute ancora attive. Si correggono alla fonte, non nel portale. È il passo che tutti vorrebbero saltare e quello che più spesso fa slittare la messa online.

4. Definisci come il portale calcola il prezzo. Scegli se il prezzo netto si calcola nel gestionale e si legge al momento, oppure se il portale riceve le regole e le applica. La prima strada è più sicura quando le condizioni sono molto articolate; la seconda è più veloce da consultare. Prova la regola su una ventina di clienti reali, scelti fra quelli con le condizioni più particolari: il prezzo mostrato deve coincidere con quello del gestionale, al centesimo.

5. Progetta il percorso d'ordine. Ricerca per codice e per descrizione, ordine rapido incollando una lista di codici e quantità, riordino dallo storico, minimo d'ordine, note per la consegna, scelta della destinazione. Il risultato atteso è un ordine che entra nel gestionale già completo, senza che l'ufficio debba telefonare per chiarire.

6. Decidi cosa succede all'ordine dopo l'invio. Entra nel gestionale in automatico o passa da una conferma dell'ufficio commerciale? Per i primi mesi una conferma umana è spesso prudente; quando i dati si sono dimostrati affidabili, si può togliere per i clienti con ordini standard. Il cliente riceve una conferma e vede lo stato dell'ordine aggiornarsi sul portale.

7. Apri ai clienti un gruppo alla volta. Parti da dieci o quindici rivenditori che ordinano spesso e sono disposti a dirti cosa non funziona. Dopo qualche settimana di ordini veri allarghi al resto, con una comunicazione chiara su come ottenere le credenziali e a chi rivolgersi. A questo punto il portale smette di essere un progetto e diventa un canale di vendita.

8. Tieni sotto controllo il collegamento. Ogni sincronizzazione lascia traccia di cosa è passato e con che esito, e un ordine che non riesce a entrare nel gestionale arriva subito a una persona. Un ordine perso in silenzio è il modo più rapido per far tornare i clienti al telefono.

Se lo schema ti è chiaro ma il tuo gestionale non ha un collegamento pronto, o le condizioni per cliente non entrano in nessuno strumento standard, è il tipo di progetto che seguiamo nello sviluppo di un gestionale su misura: partiamo dalla tabella di chi comanda e dai dati veri del tuo gestionale, e il codice che scriviamo resta di tua proprietà.

Variante: portale accanto a un gestionale che resta il sistema principale

È il caso più frequente in una PMI di produzione o distribuzione: il gestionale funziona, l'amministrazione non vuole cambiarlo, e il portale deve appoggiarsi a lui senza duplicarlo. Il lavoro si concentra sul collegamento: quali dati leggere, ogni quanto, e come scrivere l'ordine in modo che il gestionale lo accetti come se l'avesse inserito l'ufficio.

Qui conviene che il portale abbia meno logica possibile sui prezzi e sulle disponibilità: li chiede al gestionale e li mostra. Se il gestionale non si lascia interrogare al momento, si copia una fotografia dei dati a intervalli regolari e si dichiara al cliente quando è stata aggiornata. Per i collegamenti fra più sistemi, la pagina sulle integrazioni fra software aziendali spiega come li affrontiamo.

Variante: portale insieme all'app degli agenti

Quando una parte dei clienti ordina ancora dall'agente, il portale e l'app degli agenti dovrebbero usare gli stessi dati: stessi clienti, stessi listini, stesso catalogo, stesso storico. In pratica sono due finestre sullo stesso archivio, una per il cliente e una per chi lo visita.

Due decisioni vanno prese subito. La prima: l'agente vede gli ordini che il suo cliente ha fatto da solo sul portale? Di solito sì, perché arriva in visita informato. La seconda: l'ordine fatto dal cliente sul portale conta per le provvigioni dell'agente? È una regola commerciale, non tecnica, ma va scritta prima di sviluppare. Se l'app per gli agenti non c'è ancora, la guida su come far sviluppare un'app per agenti di commercio descrive come progettarla sugli stessi dati.

Variante: pochi clienti grandi con condizioni molto diverse

Alcune aziende hanno trenta o quaranta clienti che valgono gran parte del fatturato, ognuno con il suo listino concordato, i suoi codici articolo, le sue destinazioni e magari un responsabile acquisti che vuole approvare gli ordini dei punti vendita. In questo caso il portale non è un catalogo aperto a tutti: è un'area riservata costruita intorno a ciascun cliente.

Contano l'assortimento visibile solo a quel cliente, i codici articolo del cliente accanto ai tuoi, più utenti per lo stesso cliente con permessi diversi (chi ordina e chi approva), i contratti quadro con quantità residue. Un esempio di fantasia: un produttore di imballaggi con una ventina di clienti industriali dà a ogni responsabile acquisti la possibilità di approvare gli ordini dei suoi stabilimenti, e Giulia in ufficio commerciale vede solo ordini già autorizzati. Sono proprio queste regole a rendere difficile l'uso di uno strumento standard.

Metodo alternativo: partire da un e-commerce B2B già pronto

Se le regole sono semplici, il su misura spesso non serve. Pochi listini, sconti per categoria di cliente, un catalogo ordinato, un gestionale che ha già un collegamento pronto con la piattaforma e-commerce che hai scelto: in questa situazione una soluzione esistente, configurata bene, ti porta online prima e con meno rischi. Il lavoro resta, ma è soprattutto pulizia dei dati, configurazione e comunicazione ai clienti.

Un segnale utile per decidere: prova a descrivere a parole come si calcola il prezzo di un cliente qualsiasi. Se ci riesci in due righe, uno strumento pronto probabilmente ti basta. Se servono eccezioni, approvazioni, contratti quadro e un collegamento da costruire da zero, il su misura evita di passare anni a lavorare intorno ai limiti di un prodotto. Per il budget, le fasce e le voci che spostano la cifra sono descritte nella guida su quanto costa un gestionale su misura; un portale B2B si stima con lo stesso metodo, contando una per una le integrazioni.

Errori comuni

Costruire il portale come un secondo gestionale. Prezzi modificabili dal portale, giacenze tenute in due posti, ordini corretti in un sistema e non nell'altro: dopo poche settimane il cliente vede un prezzo e riceve una fattura diversa. Il portale legge e raccoglie, il gestionale comanda.

Partire dalla grafica invece che dal collegamento. Le schermate si disegnano in fretta; il collegamento con il gestionale e la pulizia del catalogo sono le parti incerte. Se arrivano per ultime, il calendario salta proprio alla fine.

Aprire a tutti i clienti il primo giorno. Gli errori di prezzo e di disponibilità che un piccolo gruppo di clienti ti segnala con pazienza diventano, su tutti i clienti insieme, telefonate arrabbiate all'ufficio commerciale. Meglio un'apertura a gruppi.

Chi siamo

Obly è un'agenzia di sviluppo software su misura che progetta e sviluppa web app, gestionali e integrazioni fra i sistemi che un'azienda usa già, lasciando al cliente la proprietà del codice. Sui portali B2B lavoriamo partendo dal gestionale esistente e dalle regole commerciali reali, e quando una soluzione pronta copre il bisogno lo diciamo prima di proporre uno sviluppo.

Il portale tratta dati dei tuoi clienti e rende consultabili documenti di vendita: chi accede a cosa, per quanto tempo si conservano i dati e come si informano gli utenti vanno decisi all'inizio. Queste sono indicazioni generali: per il tuo caso specifico confrontati con il tuo commercialista o consulente.

Quanto tempo serve e il passo successivo

Con una soluzione pronta, regole semplici e un gestionale già collegabile, dalla pulizia dei dati all'apertura ai primi clienti passano indicativamente alcune settimane o pochi mesi. Un portale su misura, con condizioni per cliente articolate e un collegamento da costruire, si misura in più mesi, e la variabile principale resta quanto il gestionale è accessibile e quanto è ordinato il catalogo.

Ora che hai l'elenco, il passo successivo è riempire la tabella di chi comanda con i tuoi sistemi reali e scrivere le azioni che il cliente deve poter fare; la guida su come scrivere il capitolato di un software su misura ti aiuta a metterle in un documento. Se vuoi parlarne per un preventivo sul tuo portale B2B, parti dalla pagina sul gestionale su misura oppure scrivici dai contatti, raccontandoci come ordinano oggi i tuoi clienti e quale gestionale usi già.