Le scorte sono il punto di intersezione tra il tuo e-commerce e il mondo reale: i prodotti hanno un magazzino, e quando finiscono finiscono davvero. Vendere un prodotto che non hai porta rimborsi, recensioni negative e tempo perso. Avere scorte enormi mai vendute è capitale fermo.
In questa guida vediamo come configurare la gestione scorte in WooCommerce, prodotto per prodotto e a livello globale, con le buone pratiche per non avere sorprese.
Step-by-step: attivare la gestione scorte globalmente
1. Vai su WooCommerce → Impostazioni → Prodotti → Inventario
Nel menu di sinistra clicca WooCommerce → Impostazioni, poi tab Prodotti, poi Inventario.
2. Configura le opzioni globali
- Gestisci scorte: spunta per attivare. Da qui in poi WooCommerce tiene conto di quanti prodotti hai
- Detrai dallo stock: dopo "ordine in attesa di pagamento" o "ordine completato". Per la maggior parte dei casi: dopo l'ordine completato, così non blocchi scorte per ordini abbandonati
- Notifiche: spunta "Bassa scorta" e "Esaurita" per ricevere email
- Email per le notifiche: l'indirizzo che riceve gli avvisi (di solito il responsabile del magazzino)
- Soglia bassa scorta: numero sotto cui ricevi l'avviso (es. 5 unità)
- Soglia esaurita: di solito 0 o 1 (avviso quando il prodotto è praticamente finito)
- Visibilità prodotto esaurito: spunta "Nascondi prodotti esauriti dal catalogo" se preferisci nasconderli, oppure lascia visibili con "Esaurito"
- Formato visualizzazione scorte: come mostrare le scorte ai clienti
- Sempre: cliente vede sempre "10 disponibili"
- Solo bassa scorta: cliente vede "Solo 3 disponibili" sotto soglia (urgenza, vende di più)
- Mai: cliente non vede mai i numeri
3. Salva
Click Salva modifiche. Le impostazioni globali sono attive.
Step-by-step: gestione scorte per singolo prodotto
1. Apri il prodotto
Vai su Prodotti → Tutti i prodotti, clicca su quello da configurare.
2. Tab Inventario
Nel box Dati prodotto, tab Inventario:
- SKU: codice univoco
- Gestione scorte a livello prodotto: spunta per gestire questo prodotto specifico (sovrascrive le opzioni globali)
- Quantità di stock: numero di pezzi disponibili
- Permetti ordini in attesa:
- Non consentire: a stock zero, prodotto esaurito
- Consenti, ma notifica al cliente: il cliente vede "pre-ordine"
- Consenti: vendibile senza messaggi
- Soglia di scorta bassa: sovrascrive la soglia globale solo per questo prodotto
- Vendi singolarmente: spunta se max 1 per ordine
3. Per prodotti variabili
La gestione scorte può essere:
- Sul prodotto genitore: stock totale globale per tutte le varianti (raro, utile solo se le varianti condividono il magazzino)
- Sulle singole varianti: ogni variante ha proprio stock. Configurazione standard.
In ogni variante (tab Variazioni) compila quantità e soglia separatamente.
Step-by-step: aggiornare le scorte dopo un riordino
Quando arrivano nuove forniture:
Opzione 1: prodotto per prodotto
Apri il prodotto → tab Inventario → modifica Quantità di stock. Salva.
Lento se hai molti prodotti.
Opzione 2: modifica rapida da elenco
Da Prodotti → Tutti i prodotti:
- Trova il prodotto
- Hover → Modifica rapida
- Modifica la quantità
- Aggiorna
Più veloce.
Opzione 3: import CSV
Per aggiornamenti massivi:
- Esporta i prodotti da WooCommerce (Prodotti → Esporta)
- Modifica la colonna stock nel CSV
- Importa di nuovo (Prodotti → Importa)
WooCommerce aggiorna solo i campi modificati. Ottimo per cataloghi sopra le 100 voci.
Opzione 4: gestionale collegato
Se hai un gestionale aziendale collegato, le scorte si aggiornano automaticamente quando carichi forniture nel gestionale. Setup iniziale dell'agenzia, poi tutto in automatico.
Visualizzare lo stato del magazzino
Da rapporti WooCommerce
WooCommerce → Rapporti → Stock:
- Bassa scorta: prodotti sotto la soglia
- Esauriti: prodotti a stock zero
- Più venduti: per pianificare riordini
Controllalo ogni settimana. È la base per non avere sorprese.
Da elenco prodotti
Prodotti → Tutti i prodotti mostra una colonna Stock con quantità e stato. Filtri in alto per vedere solo "Esauriti" o "In stock".
Da plugin avanzati
Plugin come ATUM Inventory Management, Stock Manager danno dashboard più ricche, gestione magazzino, fornitori, riordini suggeriti. Per cataloghi grandi vale la pena.
Errori comuni
- Gestione scorte disabilitata su shop con catalogo fisico. Vendi cose che non hai, prima o poi succede.
- Soglia bassa troppo alta o troppo bassa. Troppo alta: avvisi continui ignorati. Troppo bassa: ti avvisa quando ormai è tardi. Tara in base al tempo di riordino del fornitore.
- Email di avviso che vanno in spam. Configura l'email del sito (vedi guida sui form di contatto WordPress).
- Backorder attivo per default su tutto. Vendi pre-ordini su prodotti che non sai quando arrivano. Insostenibile.
- Quantità modificate manualmente senza traccia. Quando ti chiedi "perché lo stock è 5 e non 10?", non sai più. Tieni un foglio o usa un gestionale.
- Scorte non aggiornate dopo i resi. Cliente rende il prodotto, lo rimetti in magazzino, ma non lo aggiorni in WooCommerce. Sotto-scorta progressiva.
- Variante esaurita mostrata come "disponibile". Cliente sceglie quella, va al checkout, errore. Sempre gestione scorte per variante.
Buone pratiche di flusso
Per shop con catalogo medio (50-300 prodotti):
- Settimanalmente: controllo rapporto stock, evidenzia prodotti sotto soglia
- Quindicinalmente: ordine ai fornitori basato su rotazione e scorte basse
- Al ricevimento merci: aggiornamento immediato in WooCommerce (manuale o via gestionale)
- Dopo ogni reso: rimessa a stock se prodotto integro
Per shop più piccoli (< 50 prodotti) o più grandi (> 300), adatta la frequenza.
In sintesi
La gestione scorte è la spina dorsale operativa di un e-commerce. WooCommerce offre gli strumenti base ma richiede disciplina: aggiornamenti tempestivi, soglie tarate sul tuo riordino, controlli settimanali.
Per cataloghi piccoli, gestione manuale dentro WooCommerce è sufficiente. Sopra le 100-200 voci attive, considera un gestionale o un plugin avanzato. Sopra le 500 voci con anche punto vendita fisico, una vera integrazione gestionale ↔ WooCommerce è quasi imprescindibile.
L'investimento in gestione scorte ben fatta si misura in zero ordini ai clienti che non puoi evadere. Tempo e mal di testa risparmiati ogni mese.
